Balance scorecard adalah management tool yang luarbiasa.
Saya pertama kali mengenal Balance Scorecard tahun 2007, ketika mengikuti business coaching Action Coach, terus beli bukunya, terus ngak ngerti, dan akhirnya bukunya tergeletak berdebu di rak buku.
Tahun 2007, pak Teguh juga pernah memberikan saya contoh BSC ala Hydro, tetapi saya juga belum paham ketika itu.
Kemudian, BSC saya terlupakan …
Belakangan, ketika tim mulai terbangun solid, dan saya semakin berumur, saya teringat kembali BSC.
Saya mengeluarkan buku BSC, mencernanya, menerapkan dan mulai menemukan benang merah yang dapat digunakan untuk membuka kotak misteri BSC.
Untuk UKM Start-Up, Anda dapat menerapkan Balance Scorecard dalam skala yang lebih kecil, dengan tujuan mencari pelanggan dan menjual.
Ketika tim berkembang, Anda dapat menerapkan di perusahaan Anda untuk keperluan yang lebih luas.
Scope BSC cukup luas. Hari ini kita membatasi diri dengan memahami konsep terlebih dahulu. Jika konsep sudah paham, maka sisanya akan mudah.
Ok, kita mulai saja.
Apa itu Balance Score Card?
Balance scorecard, terdiri dari 2 kata, balance dan scorecard
Balance artinya seimbang
Scorecard artinya kartu nilai atau dengan kata lain; pengukuran.
Jadi, Balance scorecard berarti pengukuran yang seimbang.
Mengapa seimbang?
Banyak perusahaan hanya mengukur penjualan dan profit, di akhir tahun,
Tetapi itu tidak cukup. Dan sudah terlambat.
Sering sekali, setelah 1 tahun, baru kita tahu ternyata perusahaan tidak capai target dan rugi. Sayangnya, untuk memperbaiki, kita sudah terlambat, dan harus menunggu satu tahun lagi.
Tahun depan, begitu lagi.
Tahun depan lagi. Begitu lagi.
Makanya pertumbuhan perusahaan berjalan lambat, jika tidak mau dikatakan sangat lambat.
Solusinya apa?
Bagaimana jika pengukuran tidak dilakukan per tahun, tetapi per bulan, dan perbaikan dilakukan bulanan?
Jika satu bulan ketahuan, ketahuan rugi, lalu kita buru2 cari pelanggan dan menjual, apa yang akan terjadi?
Kemudian, bagaimana jika pengukuran dilakukan mingguan, bahkan harian?
Apa yang terjadi, jika pengukuran per hari, dan langkah perbaikan juga per hari?
Satu hari, terjadi masalah, langsung ambil tindakan perbaikan, dan masalah selesai. Besok berfokus pada masalah baru, yang lebih tinggi dan lebih menantang, selesai lagi, begitu juga, dan seterusnya … ?
Ukur di harian. Ambil tindakan harian. Itulah esensi kpi yang sebenarnya.
Teman saya cerita, bahwa Zalora memiliki ratusan KPI yang harus dicapai, beberapa secara harian.
Jika KPI dapat diukur harian, maka tindakan perbaikan juga dapat dilakukan harian.
Pertanyaannya, apa yang harus diukur.
Kita sampai ke topik berikutnya, yaitu Measurement, tentang apa yang mau diukur.
Apa yang harus diukur menentukan keberhasilan atau kegagalan.
Contoh kasus truk pembuangan sampah;
Dulu hitungan untuk pengangkutan sampah ke TPA adalah per rit. Karena per rit, sepertiga bak penuh, mobil sampah sudah berangkat. Toh hitungan per rit. Bahkan dengan bok kosong lebih untung karena irit bensin.
Yang rugi adalah perusahaan.
Makanya tolak ukur dirubah, jadi tonage / volume. Supir dibayar per volume.
Sekarang, supir berangkat hanya dengan mobil penuh. Jika tidak supir akan rugi.
Sejak itu, efektifitas meningkat tinggi dan biaya menurun drastis.
Lalu, bagaimana dengan pengukuran di perusahaan kita. Mari kita lihat lebih lanjut empat perspektif BSC.
Seperti yang sudah dijelaskan pak Eko kemarin, ada 4 perspektif dalam Balance Scorecard, yaitu Finance, Customers, Internal Business (Process) dan People (Learning & Growth)
Untuk mengerti BSC, Anda perlu mengenal hukum sebab akibat.
Dua hukum dari hukum sebab akibat adalah;
1. Ada sebab, ada akibat.
2. Akibat hanya berubah, kalau sebab dirubah.
Penjualan adalah akibat, profit adalah akibat.
Kalau mau merubah penjualan dan profit, kita harus merubah sebabnya.
Contoh;
Penjualan datang dari pelanggan yang membeli.
Pelanggan membeli karena anda memenuhi nilai / keinginan dia.
Pemenuhan nilai dan keinginan pelanggan datang dari proses internal anda …
Dan sebagainya.
BSC banyak mengunakan hubungan ini …
Untuk memahami BSC, Anda perlu melihat ke-empat perspektif dalam hubungan sebab akibat.
Pertama adalah Financial (1). Ini relatif mudah karena sering kita gunakan. Katakan tujuan finansial kita adalah profit dengan angka sekian. Profit harus ada angkanya supaya dapat diukur.
Lalu, bagaimanakah perusahaan kita mencapai profit yang kita inginkan?
Tentu saja, harus ada pelanggan yang membeli.
Jadi, perspektif kedua tentang pelanggan (2); terutama tentang segmen pelanggan yang ingin Anda layani dan nilai2 yang mereka butuhkan.
Dalam bahasa sebab akibat;
karena kita memenuhi keinginan pelanggan (2), maka pelanggan membeli dan saya mendapat profit yang saya inginkan (1).
Terus, bagaimana caranya saya memenuhi keinginan pelanggan?
Ah, tentu saja, harus ada proses-prosesnya.
Yang ketiga adalah tentang internal proses (3), tentang langkah-langkah yang harus Anda lakukan.
Karena Anda menjalankan langkah2 prosedural (3) untuk memenuhi keinginan pelanggan (2), maka pelanggan membeli, dan Anda mendapatkan profit (1) yang anda inginkan.
Disini kita perlu mengidentifikasikan semua proses yang perlu kita lakukan, baik dari produksi, pengembangan produk, penjualan, pemasaran dsb.
Di Kotakpensil.com misalnya; kita mengidentifikasi internal proses. Misalnya barang apa yang perlu di stok, promosi, merapikan website, melayani pelanggan yang datang, kirim barang tepat waktu, mengajar pelanggan memakai produk + setting, memperbaiki produk jika rusak dan sebagainya.
Proses itu unik, dan berbeda di setiap perusahaan.
Ada banyak model manajemen proses yang dapat kita pakai, yang akan kita bahas pada waktunya nanti.
Setelah identifikasi proses selesai, Anda dapat mengelompokan proses yang sama, sehingga menjadi sebuah struktur organisasi.
Pertanyaan berikutnya, siapa yang menjalankan proses?
Ya, tentu saja orang. Dan ini membawa kita pada perspektif ke empat, yaitu
People (4)
alias team ...
Setelah proses jelas, Anda harus melatih orang2 agar mampu menjalankan proses dengan baik. Mengapa?
Karena, jika orang2 Anda (4) mampu melakukan proses (3) dengan baik, maka pelanggan Anda (2) akan puas dan membeli, sehingga perusahaan Anda akan profit (1).
Itu konsep dasar BSC. Sederhana, bukan?
Jadi, pola sederhana BSC adalah;
People (4) Process (3) Customer (2) Profit (1)
Ini model sederhana ala saya untuk UKM. Kalau model2 di buku bisa jauh lebih rumit.
Model rumit seperti gambar di atas belum kita butuhkan sekarang, mungkin suatu saat nanti. Gunakan yang sederhana saja.
People (4) Process (3) Customer (2) Profit (1)
Mengapa BSC itu Penting? Apa Fungsi BSC?
Fungsi utama BSC adalah untuk membantu kita mengukur hal yang tepat serta memastikan hal yang tepat dapat dijalankan dengan baik.
Dalam sebuah diskusi beberapa tahun lalu di Binus, Ken Dean Lawadinata – founder Kaskus, menjelaskan tentang perannya di Kaskus.
“Setiap hari, saya bertanya kepada diri saya sendiri, apakah saya melakukan hal yang benar? Do I did the right thing?”
Pertanyaan ini sangat penting, karena selalu melakukan hal yang benar, dapat membuat perbedaan yang sangat besar.
Hukum pareto mengatakan, bahwa 80% hasil disebabkan oleh 20% upaya.
Kalau kita selalu melakukan yg 20% itu, maka hasilnya akan sangat luarbiasa.
Mr. Ton Knoop berkata kepada saya, bahwa banyak orang melakukan hal-hal yang salah dan tidak berguna di dalam pekerjaannya.
Tetapi, masalah terbesarnya bukan itu.
Masalah terbesarnya mereka TIDAK SADAR tentang hal itu, dan terus mengulangi kesalahan yang ada.
Dan tugas utama kita sebagai owner adalah membuat mereka sadar.
Agar mereka melakukan hal yang benar.
Bukan tenggelam dengan kesibukan dan tanpa sadar terus membuang2 waktu.
Ingat, waktu adalah uang.
Membuang waktu sama dengan membuang uang.
Setelah Ton mengatakan hal itu, saya mulai memperhatikan, dan ternyata benar, bahwa di Kotakpensil, kita banyak membuang waktu melakukan hal yang tidak berguna.
Dan parahnya, saya juga begitu …
Sering bekerja tidak efektif, dan membuang2 waktu berharga untuk mengerjakan yang tidak berharga.
Anda?
Jika Anda mau, saya ada satu peer untuk Anda.
Itupun kalau anda mau …
Luangkan waktu Anda besok dan periksa, apakah Anda dan juga team Anda sudah melakukan hal yang benar di perusahaan Anda? Sepanjang waktu kerja?
Mudah2an, Anda dan mereka bekerja efektif dan efisien sepanjang waktu.
Atau mungkin juga, Anda seperti saya, akan terkejut dengan hasilnya ..:scream:.
Kita perlu melakukan yang benar, sepanjang waktu.
Coba Anda hitung sejenak. Bila semua orang di organisasi melakukan hal yang benar, efektif dan efisien, sepanjang waktu kerja, berapakah peningkatan penjualan dan profit Anda?
Wow …
Ya, inilah salah satu esensi Balance Scorecard;
Membantu Anda menentukan proses yang perlu dilakukan,
dan membantu Anda menetapkan tolak ukur (KPI dan PI) yang sesuai.
Untuk sementara cukup sampai disini dulu. Lanjut minggu depan.
Anda boleh kerjakan peernya kalau mau. Kalau tidak mau juga gapapa …
Peernya adalah;
Periksa apakah Anda dan juga team Anda sudah melakukan hal yang benar di perusahaan Anda? Sepanjang waktu kerja?
Demikian sharing saya. Sampai berjumpa kembali minggu depan. Saya John Rusly dari Kotakpensil.com, mohon undur diri.
Semoga bermanfaat dan selamat malam.
Disadur Dari Kuliah Telegram Learning and Grow
By:John Rusly dari Kotakpensil.com.
0